Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erleichtern die Verwaltung digitaler Dokumente. Diese lassen sich papierlos und platzsparend speichern. Werden sie konsequent digital bearbeitet, entfällt der Energieaufwand für Ausdrucke und Kopien. Außerdem erübrigt sich die Bevorratung großer Mengen Papierformulare, welche nach minimalen Änderungen am Vordruck bisher als Abfall anfielen.
Erfahrungsgemäß werden 20 Prozent aller ausgedruckten Dokumente ungelesen entsorgt. Weitere 25 Prozent der ausgedruckten Dokumente werden nur kurzzeitig verwendet und landen noch am selben Arbeitstag im Papierkorb.
Energie- und Ressourcensparpotenzial
In erster Linie lässt sich durch die Digitalisierung der Verbrauch materieller Ressourcen wie Papier und Druckertoner reduzieren. Dadurch werden weniger Holz und Wasser für die Papierherstellung benötigt. Außerdem verringert sich die Menge an zu entsorgenden Papierabfällen deutlich. Es fallen auch weniger Treibhausgasemissionen durch die Verbrennung von Tonerresten aus der Altpapierherstellung an.
Das Energieeinsparpotenzial hängt vom Typ der vorhandenen Drucker ab. Laserdrucker verbrauchen wesentlich mehr Strom als Tintenstrahldrucker.
Wirtschaftlichkeit
Durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem können Druckkosten um 20 Prozent gesenkt werden. Außerdem werden arbeitszeitintensive Tätigkeiten reduziert (Ausführung von Druckaufträgen und Handhabung von Papierakten). Zusätzlich ergeben sich Einsparungen bei Verbrauchsmaterialien und Energie.
Fazit
Die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen sollte möglichst konsequent durchgeführt werden. Für die Umstellung auf einen vollständig digitalen Arbeitsablauf ist ein Training für die Angestellten empfehlenswert.
