Im Herbst 2017 bezog das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration seine neuen Räume im Dorotheenquartier in Stuttgart. Diesen Umzug nutzte das IT-Team rund um Hans-Ullrich Schrack, um ein neues, zentralisiertes Druckkonzept zu verwirklichen. Insgesamt wurden rund 340 Drucker gegen 15 leistungsfähige Multifunktionsgeräte ausgetauscht.
Bilanz nach zwölf Monaten: Jährlicher Energieverbrauch im Bereich Drucken bis zu 25.000 Kilowattstunden gesenkt. Eine Million weniger ausgedruckte Seiten.
Die Bilanz der Maßnahme kann sich sehen lassen: So ging der jährliche Papierverbrauch von drei Millionen Blatt Papier auf zwei Millionen Blatt zurück. Der Wartungsaufwand verringerte sich, und auch der Stromverbrauch der neuen Drucklösung ist gesunken. Für diese Erfolge waren freilich einige Vorarbeiten nötig.
Modernes Drucken im Sozialministerium
Im Frühjahr 2017 begann das IT-Team, die Zahl der Ausdrucke zu ermitteln. Dazu wurden zunächst Vergleichsgruppen unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gebildet und die Geräte der Gruppenmitglieder einem Monitoring unterworfen. Die Zahlen der ausgedruckten Seiten in den Vergleichsgruppen wurden auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hochgerechnet und zur Überprüfung mit dem Toner- und Papierverbrauch im selben Zeitraum verglichen. Rund drei Millionen gedruckte Seiten ergab die Rechnung. Die Anzahl der Drucker betrug damals rund 370 Geräte.
Druckerlandschaft des Ministeriums für Soziales und Integration an den alten Standorten
- Arbeitsplatzdrucker einschließlich Telearbeitsplätze: circa 340
- Farblaser (A3- und A4-fähig): 4
- Multifunktionsgeräte (monochrom): 16
- Multifunktionsgeräte (Farbe): 3
- Multifunktionsgeräte (A3/A4/Farbe): 8
- sonstige schwarz-weiß Netzdrucker: 6
Im Frühsommer 2017 ließ sich das IT-Team ausführlich zum Thema Multifunktionsdrucker beraten. Dabei kam die Förderung für Beratungsleistungen der Kompetenzstelle Green IT (Praxistransfer Green IT) von rund 9.000 Euro genau zum richtigen Zeitpunkt, erzählt Schrack.
Ein wichtiges Thema der Beratung war die passende Dimensionierung der Multifunktionsgeräte. Zusammen mit der beauftragten Firma ermittelte das IT-Team anhand der erhobenen Druckzahlen die optimale Leistung und Anzahl der benötigten Geräte. Eine zu geringe Dimensionierung der Geräte hätte Warteschlangen zur Folge. Eine Überdimensionierung kostet dagegen mehr Energie und Leasinggebühren als nötig. Zudem gilt: Je höher die Nutzungsintensität eines IT-Geräts, desto eher lohnt sich der hohe Energie- und Rohstoffverbrauch aus der Herstellungsphase des Produkts.
Auch die Architektur der neuen Räumlichkeiten ging in die Berechnung mit ein. Schließlich sollten die Wege von den Büros zu den Großdruckern zumutbar sein.
Nach Abschluss der Beratung folgte die Ausschreibung für die Multifunktionsgeräte über das Logistikzentrum Baden-Württemberg (LZBW). In den Anforderungen der Ausschreibung waren die Mindest-Leistungsklassen der Geräte bereits festgesetzt. Zusätzlich definierte das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration konkrete Reaktions- und Wiederherstellungszeiten in der Ausschreibung. Demnach sollte die Reaktionszeit an Werktagen maximal zwei Stunden betragen. Funktioniert ein Gerät nicht ordnungsgemäß, muss sich der Dienstleister also innerhalb von zwei Stunden rückmelden. Nach einer Wiederherstellungszeit von maximal acht Stunden muss der Drucker wieder voll nutzbar sein.
Die Ausschreibung gewann eine in Deutschland ansässige Firma aus dem Bereich Managed Document Service (MDS).
Die Altgeräte wurden unter Hinzuziehung eines externen Dienstleisters der Wiederverwendung bzw. der Verwertung zugeführt. Der Dienstleister ist eine gemeinnützige GmbH in Baden-Württemberg, die einen hohen Anteil an Menschen mit Behinderung beschäftigt. Sie verfügt in diesem Bereich über die entsprechende fachliche Expertise.
Im neuen Gebäude in der Else-Josenhans-Straße in Stuttgart sind nun fast keine Arbeitsplatzdrucker mehr vorhanden.
Ausnahmen gibt es noch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit körperlichen Einschränkungen sowie für Büros, in denen besonders sensible Daten gedruckt werden.
Alle anderen Mitarbeiter drucken, scannen und kopieren auf den 15 Multifunktionsgeräten. Auf sieben von acht Etagen stehen jeweils zwei Multifunktionsgeräte in eigenen Druck- und Kopierräumen. Im obersten Stock befindet sich ein Gerät. Zudem steht ein 16. Drucker als Ersatzgerät immer bereit und kann innerhalb kürzester Zeit eingewechselt werden.
Auch aus dem Home-Office können Druckaufträge an die Großdrucker gesendet werden. Ein zusätzlicher Arbeitsplatzdrucker zu Hause ist somit nicht mehr notwendig.
Alle Geräte sind für vier Jahre gemietet mit einer einjährigen Verlängerungsoption.
Vertrauliche Daten dürfen nur von autorisierten Personen verarbeitet werden. Damit gewährleistet ist, dass die Beschäftigten nur ihre eigenen Ausdrucke am Drucker abholen können, authentifizieren sie sich mit einem Chip. Diese Authentifizierung wird auch für das personalisierte Scannen via E-Mail oder für die sog. Scan-to-folder-Lösung benutzt. Denselben Chip nutzen sie auch für den Zutritt zum Gebäude, für die Zeiterfassung und für das bargeldlose Bezahlen in der Kantine.
Aktuell laufen die Multifunktionsgeräte des Ministeriums für Soziales und Integration auf einem virtuellen Server bei der BITBW ohne Clustering. Bislang kam es zu keinem nennenswerten Ausfall, die Performance und Verfügbarkeit sind sehr gut. Sollte sich dies ändern, könnte die Lösung entweder auf einem Server-Cluster oder im Rahmen einer Lastverteilung zusätzlich auf einem zweiten virtuellen Server betrieben werden.
Die benötigte Software für Steuerung und Management der Geräte sind im Mietpaket enthalten. Die OCR-Funktionalität ist sowohl auf den Geräten als auch in einer eigenständigen Softwarelösung vorhanden.
Projektfazit und Tipps aus der Praxis
Die Gesamtakzeptanz des neuen Druckerkonzeptes im Ministerium für Soziales und Integration ist hoch. Auch Hans-Ullrich Schrack ist mit der neuen Lösung sehr zufrieden. Verbesserungspotential wird im Bereich der OCR-Software gesehen.
Der Aufwand für die Wartung der Geräte hat sich im Vergleich zur früheren, dezentralen Druckerlandschaft sehr stark reduziert. Alle Geräte werden online überwacht. Geht Verbrauchsmaterial wie Toner und Papier zur Neige, sendet das jeweilige Gerät rechtzeitig eine Meldung. Auch das Risiko eines Ausfalls durch verschlissene Bauteile wird durch die Online-Überwachung minimiert. Zusätzlich ist eine Fernwartung durch das Systemhaus möglich.
Von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Ministerium für Soziales und Integration wurden die neuen Multifunktionsgeräte sehr gut angenommen. Wichtige Gründe dafür sieht Hans-Ullrich Schrack in der leichten Bedienbarkeit und der guten Verfügbarkeit der Geräte. Umfangreiche Schulungen waren nicht notwendig. Bei Bedarf gab es eine Kurzeinweisung. Ein Handout für die Authentifizierung mit dem Chip und eine Kurzanleitung für die wichtigsten Funktionen bekamen die Beschäftigten an die Hand.
Inzwischen sind die Druckerräume auch eine Art Begegnungsort im Ministerium für Soziales und Integration geworden, so Schrack. Hier treffen sich Kolleginnen und Kollegen und tauschen sich aus – nicht selten auch über Tipps und Tricks zur Bedienung der Drucker.
Weitere Pluspunkte des neuen Konzepts liegen im Bereich Gesundheit: Die Emission von Toner- und Papierstaub direkt am Arbeitsplatz fällt weg. Die neuen Druck- und Kopierräume verfügen in der Regel über Abluftsysteme und lassen sich auch durch Fenster gut lüften.
Noch dazu fördern die Wege zu den Druckern ein häufigeres Aufstehen und sorgen somit für mehr Bewegung im Büroalltag.
Als alleinigen Grund für den starken Rückgang des Papierverbrauchs im Sozialministerium sieht Schrack die Entfernung zum Druckerraum indes nicht: So gebe es im Sozialministerium grundsätzlich eine hohe Bereitschaft, medienbruchfrei zu arbeiten, also ohne ein Ausdrucken von Dokumenten als Zwischenschritt. Dies werde auch durch die Online-Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente im Dokumenten- und Schriftgutverwaltungssystem (DSV) unterstützt. Ohnehin werde schon länger auf die kommende E-Akte BW hingearbeitet.
Durch die in der Ausschreibung festgelegten, relativ engen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, die durch spürbare Vertragsstrafen flankiert werden, erhielt das Sozialministerium ein kostenloses Ersatzgerät. Das zusätzliche Gerät ermöglicht den Dienstleistern, die kurzen Zeiten einzuhalten. Sie können Teile aus dem Ersatzgerät nutzen oder es im Ganzen an einen anderen Platz schieben. Das Sozialministerium profitiert von den zuverlässig verfügbaren Druckern.
Um noch bessere Konditionen bei den Zulieferern zu bekommen, würde Schrack eine ressortübergreifende Beschaffung bei Drucklösungen begrüßen. Seiner Meinung nach hätte das Land Baden-Württemberg auf diese Weise bessere Möglichkeiten, um höhere Umweltstandards, längere Leasingzeiten und attraktivere Preise bei Lieferanten und Dienstleistern durchzusetzen. Entsprechende Diskussionen in den IT-Gremien des Landes werden bereits geführt.
Fazit der Kompetenzstelle Green IT
Die Energieeffizienz ist bei Multifunktionssystemen deutlich höher als bei dezentralen Laserdruckern. Auch der Rohstoffeinsatz in der Produktion ist für 16 große Geräte deutlich geringer als für rund 400 kleinere. Die Geräte sind mit dem Blauen Engel ausgezeichnet. Dieser bescheinigt ihnen, besonders energiesparsam, langlebig, emissionsarm und lärmarm zu sein.
Ein grober Vergleich des Energieverbrauchs der unterschiedlichen Geräteklassen über den TEC-Wert (Typical Electricity Consumption) liefert einen deutlichen Hinweis auf den Stromverbrauch.
Der TEC-Wert gibt den durchschnittlichen wöchentlichen Stromverbrauch elektrischer Geräte auf Grundlage einer üblichen Büroanwendung an.
Das Sozialministerium verfügte an den alten Standorten über circa 340 Arbeitsplatzdrucker der Modelle Samsung M4025ND und ML-3710ND.
Nach dem Umzug sind 15 Multifunktionsgeräte der Firma Triumph-Adler GmbH, acht Geräte (Modell 4006ci), fünf Geräte (Modell 5006ci) und zwei Geräte (Modell 7006ci), im Einsatz.
Vergleich der TEC-Werte
| Zahl der Geräte | TEC-Wert eines Gerätes laut Herstellerangabe | TEC-Wert in Summe |
|---|---|---|
Samsung M4025ND (schwarz/weiß): 340 Geräte | zwei Kilowattstunden pro Woche | 680 Kilowattstunden pro Woche |
Multifunktionsgeräte Triumph-Adler GmbH (4006ci, 5006ci, 7006ci): 15 Geräte | 2,5 Kilowattstunden pro Woche (Mischwert, da unterschiedliche Geräteklassen) | 37,5 Kilowattstunden pro Woche |
Die TEC-Werte der Geräte zeigen, dass die neue, dezentrale Lösung um ein vielfaches energiesparender ist als das alte Druckkonzept. Die neuen Geräte lassen genauere Verbrauchswerte über die Cockpit-Software zu. So lag der hierüber ermittelte monatliche Verbrauch für Januar 2019 bei circa 300 Kilowattstunden. Da für die alten Drucker keine absoluten Verbrauchswerte vorliegen, wird lediglich auf Basis der TEC-Werte verglichen.
Zusätzlich zu den 340 Arbeitsplatzdruckern mit dem oben genannten TEC-Wert hatte das Sozialministerium an den alten Standorten noch circa 30 weitere Geräte im Einsatz. Der TEC-Wert des Geräteparks betrug damals also noch wesentlich mehr Kilowattstunden pro Woche als oben dargestellt.
Die Herstellung von IT-Geräten benötigt sehr viel Energie und Rohstoffe. Je länger und intensiver das Gerät anschließend genutzt wird, desto eher lässt sich dieser Energie- und Rohstoffverbrauch relativieren. Durch die deutlich intensivere Nutzung der Multifunktionsgeräte und ihre geringere Anzahl ist die Maßnahme auch im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch lohnenswert.
Nach Schätzungen werden etwa 20 Prozent aller ausgedruckten Seiten ungelesen entsorgt. Im Sozialministerium hat sich der Papierverbrauch nach dem Umzug in das neue Gebäude um ein Drittel reduziert. Dieser Effekt lässt sich sicher auch in Teilen auf die längeren Wege zu den Druckerräumen zurückführen. Der geringere Komfort im Vergleich zu den Druckern am Arbeitsplatz lässt den einen oder die andere doch noch einmal überlegen, ob er oder sie den Ausdruck wirklich braucht.
Ein kleines Manko aus Sicht der Green IT ist die vertraglich festgelegte Leasingdauer für die Geräte. Nach spätestens vier oder fünf Jahren werden die Geräte ersetzt – unabhängig davon, ob sie noch benutzbar sind oder nicht. Da eine lange Nutzungsdauer von IT-Hardware ein Kernanliegen der Green IT ist, wäre hier eine weitergehende optionale Verlängerung der Leasingdauer wünschenswert.
Die Landesverwaltung der Zukunft wird papierlos. Dies muss bei künftigen Planungen berücksichtigt werden.
Die heute noch gültige Trias der Büroarbeit „drucken – kopieren – scannen“ wird sich in naher Zukunft ganz überwiegend auf das Scannen von (deutlich weniger) Papierdokumenten beschränken.
Ausdrucke, denen ohnehin eine „Rückkehr“ in das Dokumentenverwaltungssystem verwehrt bleibt, sollten weiter deutlich zurückgehen. Dem muss auch die Gerätelandschaft der Zukunft Rechnung tragen.