Das Umweltministerium Baden-Württemberg nutzt verschiedene softwarebasierte Kommunikations- und Videokonferenzsysteme (Skype for Business, Polycom, WebEx) zur Kommunikation mit Personen innerhalb und außerhalb der Landesverwaltung über verschiedene Kommunikationsinhalte, beispielsweise Ihr etwaiges Anliegen einer Auskunft.
Aus dem jeweiligen Kommunikationsinhalt ergibt sich auch die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, wenn nicht anders mitgeteilt in der Regel Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Paragraf 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG).
Von Ihnen über das jeweils eingesetzte System kommunizierte Daten können von allen Besprechungsteilnehmerinnen und -teilnehmern wahrgenommen werden – beispielsweise
- Ihr Anmeldename,
- Bilder, die Ihre Videokamera aufnimmt, falls Sie diese einschalten,
- Ihre Chatbeiträge, falls Sie etwas schreiben,
- Geräusche, die Ihr Mikrofon aufnimmt, falls Sie dieses einschalten.
Die hierbei betroffenen personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nicht über die Besprechung hinaus gespeichert oder an Dritte weitergegeben (anders bei Webex: hier werden der Anmeldename sowie die Chatbeiträge über die Dauer der Besprechung hinaus gespeichert). Es sei denn, Sie erteilen uns Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu, Ihre Kontaktdaten zu speichern oder an Dritte weiterzugeben, damit wir oder diese mit Ihnen auch künftig in Kontakt treten können.
Zudem verarbeitet die Landesoberbehörde BITBW, welche alle Video- und Kommunikationssysteme für die Landesverwaltung betreibt, notwendigerweise aus technischen Gründen die Daten. Dabei wird die Datenschutzkonformität stets gewährleistet.
Im Rahmen der Nutzung von Videokonferenz-/Kommunikationssystemen können Daten an Dritte, insbesondere die Betreiber dieser Systeme gelangen. Deren Verarbeitung ist in deren Datenschutzerklärung ersichtlich. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass in diesem Fall der Datenübermittlung an Drittländer das Datenschutzniveau im Drittland möglicherweise nicht durch die EU-Kommission nach Maßgabe des Artikels 45 DS-GVO festgestellt wurde und auch keine geeigneten Garantien im Sinne von Artikel 46 DS-GVO vorliegen. Es ist daher möglich, dass im Drittland ein Datenschutzniveau existiert, das dem in der DS-GVO nicht gleichwertig ist.